Je loopt vroeg in de ochtend door de stal nog eens terug te denken aan de bestuursvergadering die gisteren weer tot half twaalf duurde. “Waarom moesten we het over dat onderwerp nou weer hebben? En zo lang? Ben ik de enige die zich afvraagt waarom het niet anders kan?” Je gaat verder met je werk en bij de koffie besef je je ineens waarom jullie iedere keer dezelfde loop lijken te doorlopen. Maar je bedenkt je ook: “We doen heel veel mooie dingen, er gebeurt heus veel, ookal loopt dat niet lekker!” Je schuift het van je af en vergeet het. Tot de volgende bestuursvergadering weer hetzelfde gebeurt, en ineens snap je het; je ziet ’the pink elephant in the room’. En je kan hem niet meer niet-zien.
Wacht even. Wat bedoel je met ‘een roze olifant’?
De Engelse uitdrukking “De roze olifant in de kamer” wordt gebruikt om te verwijzen naar overduidelijk probleem of onderwerp dat alle aanwezigen lijken te negeren of vermijden. In het geval van agrarische collectieven kunnen er verschillende dingen aan de hand zijn.
In het algemeen zie je:
- iemand heeft moeite om z’n rol te pakken;
- iemand pakt een rol over van een ander;
- of er wordt niet (goed) geluisterd, men praat langs mekaar heen.
Hoe dan ook: het probleem is duidelijk aanwezig, maar niemand kan het doorbreken en er wordt niet over gepraat. Dat is de roze olifant.
Wat gebeurt er eigenlijk?
Interactie vindt plaats op 3 niveau’s:
- Inhoud
- Proces
- Procedure
Om effectief te kunnen werken vragen al deze niveau’s aandacht. Inhoud is meestal de basis, en in overleggen zoals een bestuursvergadering wordt naar ‘controle’ gegrepen door veel over procedures te praten. Wie doet wat wanneer. Lekker concreet. Meestal slaan we het procesniveau over.
Op procesniveau gaat het over twee zaken: het hoe en het waarom. Daar hebben we geen tijd voor. Denken we. Laten we dat eens gaan omdenken.
De eerste stap is om je te realiseren dat het bestuur niet per sé verantwoordelijk is voor de ‘hoe’. Je hebt – als het goed is – een werkorganisatie die daarbij kan helpen. Dat scheelt je tijd. Wat de werkorganisatie dan wel nodig heeft, is een goed gevoel bij de ‘waarom’. En dat is waar het bestuur wel voor aan de lat staat.
De tweede stap is om erbij stil te staan hoeveel tijd en energie het jullie allemaal kost om aandacht voor het proces over te slaan. Proces gaat ook over hoe je samen tot beslissingen komt; hoe je knopen doorhakt.
Op een gegeven moment realiseren een of meerdere mensen in het bestuur zich dat ze eens op een andere manier met elkaar om tafel moeten gaan. Noem het bestuursevaluatie, noemt het een heisessie, noem het doorontwikkeling, noem het wat je wil. Deze inzet brengt het gesprek voor 80% of meer op het procesniveau.
Wat kun je bereiken met aandacht voor het proces?
Bezwaren drijven boven als je vervolgens onderling gaat praten over zo’n sessie of traject. Moet ik echt de hele dag aanwezig zijn? Zo veel tijd hebben we toch niet nodig? Die tijd heb ik ook niet? Die aanpak klinkt wat zweverig, dat is niks voor mij. Wat kost dat wel niet?
Een paar mensen zijn enthousiast en hebben er zin in. Anderen zijn terughoudend. Nieuwsgierig zijn ze allemaal. Alleen al de aanloop en aftrap zetten zaken op procesniveau in beweging. Je groepsdynamiek begint losser te worden. Iedereen kijkt naar elkaar, ziet bevestiging van wat ‘ie al dacht, maar is vaker positief verrast over een collega. Voordat de eerste 10 minuten van een sessie voorbij zijn, begint er al wat te bewegen! Op procesniveau.
Het klinkt heel simpel maar de randvoorwaarden maken de weg vrij: de tijd die iedereen genomen heeft, de intentie om samen aan de slag te gaan, de veiligheid van een gesloten bijeenkomst met een externe die je ruimte geeft, vertrouwen geeft en je ogen opent zonder je een kant op te dwingen.
Al snel realiseer je je dat het niet zo zweverig was als je dacht, maar juist heel praktisch en concreet over wat, waarom en hoe jullie dingen doen. Ongemerkt kunnen jullie ineens samen zaken afvinken. Na afloop zie je dat je heel veel (vergader)tijd hebt ingehaald, knopen hebt doorgehakt en dat je ineens heel snel vooruit kunt. Nu je dit artikel hebt gelezen weet je: omdat je aan de slag bent gegaan met het proces.
Zijn jullie roze olifanten tegengekomen? Ongetwijfeld. Want die zijn er altijd. Zijn ze besproken? En is er een manier gevonden om hiermee om te gaan? Soms. Andere keren is het voldoende als iedereen durft toe te geven dat de roze olifant er is. En weer andere keren is het nog te vroeg om erover te praten, maar is het al een opluchting dat iedereen (onuitgesproken) weet wat de roze olifant is.
Empathie en respect
Een roze olifant is lastig. Maar de redenen achter het bestaan van de roze olifant zijn vaak pijnlijk voor de direct betrokkenen. En pijnlijk voor aanwezigen om naar te kijken.
Agrarische collectieven zijn geen zakelijke dienstverleners, maar boerencoöperaties waarin het sociale en sociaal emotionele verhoudingen heel belangrijk zijn. Dat wil niet zeggen dat je niet met elkaar moet kunnen praten over dingen, maar wel dat je altijd met inlevingsvermogen en respect met elkaar praat. Sommige dingen hebben dan meer tijd nodig dan andere dingen. Zo lang je niet grote hinder ondervindt bij het uitvoeren van je taak, hoort dit erbij. En dat weet iedereen.
Een roze olifant hoort er soms gewoon bij. En zo lang je voldoende aandacht blijft houden voor het proces, blijft de roze olifant rustig en zit hij niemand in de weg.
Wanneer je hulp nodig hebt
Eigenlijk is het heel simpel. In bestuursvergaderingen van agrarische collectieven wordt vaker dan niet om het proces heen gewerkt. Je kunt dit niet forceren, meestal kom je toch wel vooruit.
Toch vraagt het proces aandacht. Dat kun je heel eenvoudig oplossen door bijvoorbeeld een bestuursevaluatie te laten uitvoeren door een externe. Veel collectieven doen dit standaard, jaarlijks.
Denk je dat dit onvoldoende is, en wil je een doorontwikkelingstraject, maar stuit je op weerstand bij je collega bestuurders? Kies dan het olifantenpad (no pun intended :)) van de bestuursevaluatie. Één dag lukt iedereen, en het nut daarvan zal door iedereen beaamd worden. Begin hiermee, en kijk vanuit de actielijst die daaruit rolt wat verder nog nodig is. Stap voor stap kom je wel verder.
Ik heb ervaring met het begeleiden van zowel doorontwikkelingstrajecten als bestuursevaluaties en ik weet precies waar agrarische collectieven tegenaan lopen. Daarom stel ik me graag beschikbaar om jullie te helpen.
Plan nu je vrijblijvend gesprek met me in.
Vragen of even sparren? Bel of mail me gerust. Of zet het eens op een rijtje voor jezelf, met behulp van het Johari Window Model.
